¿Qué es el Acceso Remoto?

Imagine que su computador de la oficina está en otro lugar, pero usted puede verlo y usarlo desde donde esté. Eso es exactamente lo que hace el sistema de Acceso Remoto: le permite abrir las aplicaciones de la empresa desde cualquier computador con internet, como si estuvieran instaladas en su equipo.

Lo que necesita para conectarse

Solo necesita 3 cosas:

1. Un computador con internet (preferiblemente por cable de red, no WiFi)
2. Un navegador web (Chrome, Edge o Firefox)
3. Su usuario y contraseña (los que le asignó el área de TI)

Servidores y canales

Usted tiene acceso a varios servidores remotos. Piense en ellos como varias puertas para entrar al mismo edificio: todas llevan al mismo lugar, pero si una está ocupada o cerrada, puede usar otra.

Además, el sistema tiene dos canales de internet (como dos carreteras para llegar al mismo destino). Si no puede conectarse por el canal principal, simplemente cambie al canal de respaldo. Sus datos son los mismos en ambos.

El área de TI le indicará la dirección y el servidor que debe usar.

Cerrar la Sesión Correctamente

Esto es muy importante. Si no cierra bien, su sesión queda abierta en el servidor ocupando espacio y recursos. Además, si ocurre un corte de internet y la sesión no se cerró bien, los bloqueos en la base de datos son más probables.

Cómo cerrar correctamente:

1. Guarde todo su trabajo antes de cerrar. Asegúrese de que no haya operaciones pendientes.
2. Cierre todas las aplicaciones (con la X o desde el menú Salir).
3. Cierre la sesión remota (botón Desconectar o Cerrar Sesión).
4. Espere a que se cierre completamente.

Lo que NO debe hacer:

• NO cierre solo el navegador — la sesión sigue abierta en el servidor.
• NO apague el computador sin cerrar la sesión primero.
• NO deje la sesión abierta toda la noche.
• NO cierre la sesión mientras una aplicación está guardando o procesando una operación.

Cómo conectarse (paso a paso)

Paso 1: Abra su navegador

Abra Chrome, Edge o Firefox y escriba en la barra de direcciones la dirección que le proporcionó el área de TI. Presione Enter y se abrirá la pantalla de inicio de sesión.

Paso 2: Ingrese su usuario y contraseña

En la pantalla de inicio de sesión:

1. Escriba su usuario
2. Escriba su contraseña

Paso 3: Elija cómo quiere conectarse

Verá dos opciones: RemoteApp (recomendada para uso diario) y HTML5 (alternativa cuando RemoteApp falle). Consulte el artículo "RemoteApp vs HTML5: cuál usar" para más detalles.

¿No funciona?

• Pruebe con el canal de respaldo (TI le indicó dos direcciones, use la otra)
• Pruebe con otro servidor (TI le asignó uno principal pero puede usar cualquiera de los disponibles)
• Verifique su conexión a internet
• Si el problema continúa, contacte a TI

Imprimir desde el Acceso Remoto

¿Qué impresora seleccionar?

Cuando vaya a imprimir desde las aplicaciones remotas, verá varias impresoras. Use estas dos:

• Universal Printer envía el documento a la impresora que usted tiene configurada como predeterminada en su computador.
• PDF genera un archivo PDF que se descarga a su computador.

Configuración necesaria (solo una vez)

Primero: Decirle a Windows que NO cambie la impresora solo

Windows tiene una opción que cambia automáticamente la impresora predeterminada. Esto causa que un día imprima bien y al otro día no. Hay que desactivarla:

1. Presione la tecla Windows + I (se abre Configuración)
2. Haga clic en Bluetooth y dispositivos
3. Haga clic en Impresoras y escáneres
4. Busque abajo la opción "Permitir que Windows administre mi impresora predeterminada"
5. Desactívela (que quede apagada)

Segundo: Elegir su impresora como predeterminada

1. En la misma pantalla de Impresoras y escáneres, busque su impresora
2. Haga clic en ella
3. Presione Establecer como predeterminada
4. Listo! Ahora tendrá un ícono de check o dirá (Predeterminada)

Prevención de Problemas

Use cable de red en lugar de WiFi

El cable es mucho más estable y reduce drásticamente el riesgo de microcortes. Si trabaja desde casa y su computador está lejos del router, considere comprar un cable de red largo o un adaptador Powerline (que usa el cableado eléctrico de su casa para llevar internet).

No trabaje con internet inestable

Si nota que su conexión se cae o se pone lenta frecuentemente, espere a que se estabilice antes de procesar facturas o enviar eventos DIAN. Estas son operaciones críticas que no deben interrumpirse.

Guarde el trabajo frecuentemente

No acumule muchos cambios sin guardar. Mientras más rápido guarde, menos datos se pierden si hay un problema.

Cierre sesión correctamente

No cierre solo el navegador ni apague el computador sin cerrar la sesión remota. Consulte el artículo "Cómo cerrar sesión correctamente".

Prefiera internet fijo por fibra óptica o cable

Este tipo de conexión casi nunca cambia de dirección y es la más estable para trabajar con el acceso remoto. Si trabaja desde casa habitualmente, considere contratar un plan de fibra óptica fija.

Si usa internet satelital (Starlink Home)

Su dirección de internet puede cambiar sin aviso, lo que provoca bloqueos de acceso. Si esto le sucede frecuentemente, hable con TI sobre contratar el plan Starlink Business (Starlink Negocios) que asigna una dirección fija y elimina el problema de raíz.

Si sabe que su internet está fallando, avise a TI

Ellos pueden monitorear o ayudarle a encontrar una alternativa antes de que ocurra un problema mayor.

Transferir Archivos (descargar y subir)

Si usa RemoteApp (modo normal)

La transferencia de archivos funciona a través de una carpeta que representa su disco local dentro del servidor. Piense en ella como un puente entre su computador y el servidor:

• Para descargar un archivo del servidor: Cuando guarde o exporte un archivo, busque la carpeta de su disco local y guarde ahí. El archivo aparecerá en su computador.
• Para subir un archivo al servidor: Copie el archivo desde su computador a esa carpeta compartida. Luego podrá abrirlo desde las aplicaciones remotas.

Si usa HTML5

Es más fácil: use los botones de Descarga y Carga que aparecen en la barra de herramientas del navegador. No necesita ninguna carpeta especial.

La unidad T:

Cuando esté conectado al Remoto, existe una unidad llamada T: que es un acceso directo a la carpeta Documentos Públicos de su computador local. Windows no la muestra automáticamente en el explorador de archivos. Para acceder a ella, abra el explorador y escriba T:\ directamente en la barra de direcciones.

Para descargar: En la aplicación, cuando le pida dónde guardar, seleccione la unidad T:. El archivo aparecerá en Documentos Públicos de su computador.

Para subir: Copie el archivo a Documentos Públicos en su computador. Luego en el servidor, abra la unidad T: y encontrará su archivo.

Nota: La unidad T: apunta a Documentos Públicos, no a su carpeta personal. Cualquier archivo ahí será visible para todos los usuarios de su computador local.

Contacto de Soporte

Cuando contacte a TI, incluya siempre esta información:

1. Su nombre de usuario
2. Qué servidor está usando (ejemplo: el número del servidor remoto)
3. Qué pasó (describa el problema brevemente)
4. Qué mensaje de error vio (si apareció alguno, cópielo textualmente)
5. Número de consecutivo (si el problema es con una factura bloqueada)
6. Hora aproximada del problema (ayuda a TI a revisar los registros del servidor)

Esto ayuda a TI a resolver su problema mucho más rápido.

Si su acceso está bloqueado, además incluya:

• Su dirección de internet actual: entre a whatismyipaddress.com desde su navegador y anote el número que aparece. TI lo necesita para desbloquearlo.
• Su tipo de internet: fibra óptica, cable, WiFi, Starlink, datos móviles, etc.

RemoteApp vs HTML5

Al conectarse al acceso remoto, verá dos opciones. Ambas sirven para lo mismo, pero funcionan diferente:

RemoteApp (modo normal, uso diario)

Qué hace: Abre las aplicaciones directamente como ventanas en su computador, sin mostrar nada más. Es como si los programas estuvieran instalados en su equipo.

Cómo se ve: Usted ve su escritorio normal de siempre, y encima aparecen las ventanas de las aplicaciones. Puede usar sus programas locales (Excel, correo, etc.) al mismo tiempo sin problema.

La primera vez puede que le pida descargar un pequeño archivo. Ábralo normalmente y listo.

HTML5 (su plan B para cualquier emergencia)

Qué hace: Abre un escritorio de Windows completo dentro de una pestaña del navegador. Ahí dentro puede abrir todas las aplicaciones disponibles en el servidor.

Cómo se ve: Todo pasa dentro del navegador. Es como ver la pantalla de otro computador dentro de una pestaña de Chrome.

Cuándo usarlo:

• Cuando RemoteApp tenga algún problema
• Cuando necesite transferir archivos y la carpeta compartida no aparezca
• Cuando esté en un computador que no es suyo (Mac, Chromebook, etc.)

Comparativo

Recuerde: HTML5 siempre funciona porque solo necesita el navegador. Es su mejor alternativa cuando algo falle con RemoteApp.